Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan atau yang lebih dikenal dengan sebutan BAAK merupakan unit kerja vital di Universitas Mayjen Sungkono Mojokerto yang bertanggung jawab atas kelancaran seluruh proses administrasi akademik dan pembinaan kemahasiswaan. Keberadaan BAAK menjadi pusat koordinasi antara berbagai fakultas yang ada di lingkungan UNIMAS yaitu Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, serta Fakultas Pertanian . Sebagai institusi pendidikan tertua di Kota Mojokerto yang telah berdiri sejak tahun 1981, UNIMAS memiliki kompleksitas pengelolaan akademik yang terus berkembang seiring dengan bertambahnya jumlah mahasiswa dan program studi yang ditawarkan. BAAK hadir untuk menjawab tantangan tersebut dengan menyediakan layanan administrasi yang tertib, transparan, dan akuntabel bagi seluruh civitas akademika.
Tugas Pokok dan Fungsi BAAK
BAAK Universitas Mayjen Sungkono memiliki tugas pokok yang mencakup perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Dalam melaksanakan tugasnya, BAAK menyelenggarakan berbagai fungsi strategis yang meliputi koordinasi pelaksanaan perkuliahan, administrasi nilai hasil belajar mahasiswa, pengelolaan data akademik, serta pelayanan registrasi dan wisuda . Fungsi lain yang tidak kalah penting adalah pengelolaan kegiatan kemahasiswaan yang mencakup organisasi mahasiswa, pembinaan bakat dan minat, serta pengembangan jejaring alumni . Semua fungsi ini dijalankan secara terintegrasi untuk memastikan bahwa proses pendidikan di UNIMAS berlangsung dengan lancar dan memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan.
Bagian Kemahasiswaan yang berada di bawah koordinasi BAAK memiliki peran khusus dalam menangani kegiatan kemahasiswaan baik yang bersifat akademik maupun non akademik . Unit ini bertugas mengelola organisasi kemahasiswaan di tingkat universitas maupun fakultas, membina kegiatan intrakurikuler dan ekstrakurikuler, serta mengembangkan potensi dan minat mahasiswa di berbagai bidang. Melalui peran aktif Bagian Kemahasiswaan, UNIMAS berhasil menciptakan lingkungan kampus yang dinamis dan kondusif bagi pengembangan diri mahasiswa di luar jam perkuliahan formal. Berbagai kegiatan seperti diskusi ilmiah, lomba debat hukum, kompetisi bisnis, serta kegiatan olahraga dan seni terkoordinasi dengan baik oleh unit ini.
Transformasi Digital Layanan Akademik
BAAK Universitas Mayjen Sungkono telah melakukan transformasi signifikan dalam pengelolaan data akademik dengan mengadopsi teknologi informasi. Sejak tahun 2011, UNIMAS telah mengembangkan sistem informasi akademik berbasis web yang memungkinkan mahasiswa dan dosen mengakses informasi nilai, jadwal kuliah, dan transkrip secara online . Implementasi teknologi web ini memberikan manfaat besar bagi mahasiswa dan seluruh civitas akademika karena informasi akademik dapat diakses dengan akurat, stabil, dan tepat waktu dari mana saja . Sistem informasi akademik ini menjadi solusi atas permasalahan pengolahan data yang sebelumnya mungkin memerlukan waktu lebih lama dan rentan terhadap kesalahan administratif.
Pengembangan sistem informasi akademik di UNIMAS dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan pengelolaan data yang terus meningkat seiring dengan pertumbuhan jumlah mahasiswa. Melalui sistem ini, proses pengolahan data nilai, jadwal kuliah, serta administrasi perkuliahan lainnya seperti registrasi, pengisian Kartu Rencana Studi, dan pencetakan Kartu Hasil Studi menjadi lebih efisien dan terintegrasi . Mahasiswa tidak perlu lagi mengantre panjang di loket administrasi untuk keperluan sederhana karena sebagian besar layanan telah tersedia secara daring. Transformasi digital ini sejalan dengan visi UNIMAS untuk terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan generasi masa kini yang menginginkan kemudahan dan kecepatan dalam segala hal.
Dukungan terhadap Program Pendampingan Akademik
BAAK UNIMAS juga berperan penting dalam mendukung program pendampingan akademik yang terbukti efektif meningkatkan prestasi mahasiswa. Penelitian yang dilakukan di lingkungan Fakultas Ekonomi UNIMAS menunjukkan bahwa program pendampingan akademik yang berkualitas, ditunjang dengan dukungan institusi yang kuat, secara signifikan mampu meningkatkan keberhasilan akademik mahasiswa . Budaya akademik yang positif berperan sebagai mediator yang memperkuat hubungan antara berbagai faktor pendampingan dengan prestasi belajar mahasiswa. Temuan ini membuktikan bahwa keberadaan BAAK sebagai pengelola kebijakan akademik memberikan kontribusi nyata terhadap kesuksesan mahasiswa, tidak hanya melalui layanan administratif semata tetapi juga melalui penciptaan lingkungan akademik yang kondusif.
Penelitian tersebut mengungkapkan bahwa kualitas pendampingan, metode pendampingan, dan dukungan institusi merupakan faktor faktor yang paling berpengaruh terhadap prestasi akademik mahasiswa . BAAK berperan dalam menyediakan infrastruktur dan kebijakan yang memungkinkan program pendampingan akademik berjalan efektif, mulai dari penjadwalan sesi konsultasi dengan dosen pembimbing akademik, penyediaan ruang bimbingan yang nyaman, hingga sistem evaluasi dan umpan balik yang berkelanjutan. Dukungan institusi yang terkoordinasi dengan baik ini menciptakan ekosistem belajar yang mendukung mahasiswa untuk mencapai potensi akademik mereka secara maksimal.
Layanan Administrasi Perkuliahan dan Kurikulum
BAAK UNIMAS juga bertanggung jawab atas seluruh administrasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan perkuliahan dan pelaksanaan kurikulum di setiap fakultas. Layanan ini mencakup proses registrasi mahasiswa baru, pengelolaan Kartu Rencana Studi setiap semester, pencatatan kehadiran dosen dan mahasiswa, pengelolaan ujian tengah semester dan ujian akhir semester, hingga penerbitan Kartu Hasil Studi dan transkrip nilai . Untuk memastikan keseragaman prosedur di seluruh fakultas, UNIMAS menerbitkan buku pedoman akademik yang menjadi acuan bagi mahasiswa dan dosen dalam menjalankan seluruh rangkaian aktivitas akademik . Buku pedoman ini memuat ketentuan tentang kurikulum, sistem kredit semester, persyaratan kelulusan, serta tata cara administrasi perkuliahan yang harus dipatuhi oleh seluruh elemen kampus.
Dalam pelaksanaannya, BAAK juga mengoordinasikan kegiatan wisuda yang merupakan momen penting bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya. Data dari Pemerintah Kota Mojokerto mencatat bahwa hingga wisuda ke dua puluh satu, Universitas Mayjen Sungkono telah meluluskan ribuan sarjana dari berbagai fakultas . Proses wisuda yang tertib dan khidmat tidak lepas dari peran BAAK dalam mengelola administrasi kelulusan, mulai dari verifikasi pemenuhan persyaratan akademik, koordinasi dengan fakultas, hingga pengorganisasian acara wisuda itu sendiri. Melalui semua layanan ini, BAAK membuktikan bahwa administrasi akademik yang baik merupakan fondasi penting bagi terciptanya lulusan lulusan yang berkualitas dan siap berkontribusi dalam pembangunan bangsa.
Dengan segala tugas dan fungsinya yang kompleks, BAAK Universitas Mayjen Sungkono terus berupaya meningkatkan kualitas pelayanan kepada mahasiswa dan seluruh civitas akademika. Transformasi digital, dukungan terhadap program pendampingan akademik, serta pengelolaan administrasi perkuliahan yang tertib menjadi bukti nyata komitmen UNIMAS dalam menjalankan misi mencerdaskan kehidupan bangsa melalui pendidikan tinggi yang bermutu dan berkeadilan
